研究会開催の指南書
これは、研究会の担当者向けに、その準備と当日の作業、および残務処理等での留意事項やノウハウをまとめたページです。
情報処理学会からの指南書
情報処理学会の研究発表会の開催についてのページに、
カレンダーへの案内掲載、研究報告の作成、開催準備・当日受付、終了後の残務についての説明がありますので、
まずは、熟読してください。
このページでは、そこには書かれていない補足事項や、本研究会独自の作業項目および留意点を掲載しています。
オンライン開催に関して
担当委員の作業スケジュール
- 開催日・開催施設・場所等の決定（開催予定月の約半年前まで）
- 招待講演者の選定と論文募集（Call For Paper）の作成（開催月の約４ヶ月前まで）
- プログラムの作成（開催日の２ヶ月前まで）
- その他、開催日当日までの準備
- 開催日当日の業務
- 残務整理（開催後一週間以内）
- 共催で開催する場合の留意点
- 様式ファイルのダウンロード
１．開催日・開催施設・場所等の決定
開催日
- 他の重要なCG関連国際会議・国内学会との重複はできるだけ避ける
- 国内学会と重複する場合は、共催や併催を検討する
- 開催地や研究会の内容を考慮して適切な日数と曜日を設定する
- 想定外の発表件数への対応策も事前に検討しておく
開催施設・場所
- 開催施設の空きを確認する
- 収容人数は５０人程度を目安とする
- 施設利用料・設備利用料等の確認する
- 有料の場合は研究会主査・幹事に許可を得る
- 会場費の目安は２万円/日であるが、観光地開催では例外も認める
- 液晶プロジェクタ、スクリーン、電源の有無を確認する
- 有る場合は使用料、無い場合は持ち込み料を報告する
- 会場の候補
- 担当委員の所属大学、またはその付属施設
- 一般企業の社内設備、または近隣の会議施設
- 担当者が社員である事が望ましいが、開催テーマと関連する企業に直接交渉する場合もある
- 観光地のホテル等（特に夏の集中研究集会）
- 全国大会やFITの開催と併設する場合は、その近隣
学会への連絡事項
- 学会会議室以外で開催する場合は、開催日の２週間前までに以下の事項を連絡する
- 研究発表会当日資料送付先（含担当者名、Tel.）
- 電源タップ（６個口５ｍ）の貸出を希望する場合はその本数
- アルバイト代、会場費等の使用経費額、送金先
- 研究運営委員会を開催する場合は、開催日の３週間前までに以下の事項を連絡する
- 開催日時、会場（Tel.）、議題
２．招待講演者の選定と論文募集（ＣＦＰ）の作成
招待講演
- 特別講演、招待講演等は担当委員の責任で選定する
- 開催地や開催テーマを考慮して選ぶ
- 幹事団の承認を得る
- 講師の謝金は、質疑を含め30分当たり１万円の手取りを目安とする
- 上限は２万円を目安とする
- アカデミックの所属で無い場合は、別途検討する
- 交通費が必要な場合は、実費支給する
- 講師には、当日の印鑑持参を依頼する
論文募集（ＣＦＰ）
- 学会カレンダーとＩＰＳＪメールニュースへの登録は、研究発表会の開催についてを参照する
- CFPの文面は担当委員が作成し、運営委員のメーリングリストで審議する
- 修正意見などを反映して修正した後、本研究会のＷｅｂサイトで告知する
- 本研究会専用のＨＴＭＬテンプレートを使用する（推奨）
- メーリングリスト (CGVI-ML(旧GCAD-ML), Image-ML，登録会員ML(主査から転送))で告知する
- 学生であっても非会員の参加費は 2,500円となる点に注意を促す
- 学会の説明内容では 1,000円と勘違いしやすいため
- 開催日から推定した投稿締切日を「＊月＊旬頃予定」という形式で記載する
- 原稿提出は投稿システムを用いるので、締切日は延長できない旨を明記する
- 投稿システムへの提出が遅れると発表キャンセルとなる事を明記する
- 研究会推薦論文の対象となるには、６ページ以上が必要な事を明記する
- ただし、６ページはあくまで目安であり、ページ数に制限が無い事を明記して参加しやすい雰囲気作りを心がける
情報処理学会・投稿システムの設定
- 担当幹事は、投稿システムの設置を学会事務局：渡辺様に依頼（開催日、場所、発表申込締切、担当幹事など）する
- 管理者ログインＩＤとパスワードを受けとり、現地委員を管理者として登録する
- 招待講演の登録や原稿提出は、担当委員が代理で行う
- 各発表申込の受理の操作を、システム上で手動で行う必要がある
- 原稿提出締切後は、原稿の差替えや著者情報の修正は一切行えず、提出されたファイルがそのまま電子図書館に収録される．担当委員は、可能な範囲で提出ファイルを確認し、必要な修正を著者に促す
３．プログラムの作成
- 基本的には、１件あたり発表２０～２５分，質疑５～１０分とする
- ただし、実施内容によっては自由に設定しても良い
- 概ね４～５件で１セッションを構成
- 研究発表会のテーマに沿ったセッション名を意識する
- 著者の所属は適宜，略称を用いる
- (株)や大学院は不要：例) 東京大学大学院 → 東京大学
- プログラムに座長を明記する
- 決定していない場合は「未定」とする
- プログラムは公開前に必ず運営委員会メーリングリスト（ML）で承認を得る
- 作成したプログラムを告知する（上記 CFP の作成を参照）
- 研究会Ｗｅｂサイトでの告知には、本研究会専用のＨＴＭＬテンプレートを使用する（推奨）
- 発表申込者リスト（タイトル，宛名，連絡先住所，電子メール，FAX，TEL）を学会事務局に送り、予稿執筆要綱と締め切りの通知を依頼する
- 座長を選定する
- セッションの座長は担当委員が選定する
- 座長にはCGVI賞の投票権がある
- 投票者を増やすために、できるだけ運営委員外から選ぶ．なお，投票権者が少数の場合は一般投票を要する．（参考：表彰内規）
- 座長には事前に予稿 PDF を送付できる
- 公知前の技術文書なので守秘義務がある事を伝える
参加者数が想定外となった場合の対応
-
- 申込数が想定外に多かった場合：
- 発表時間の調整や並列セッション化により、会期はできるだけ延長しない
- 開催時間が 9:00～17:00 の範囲内となる様にできるだけ調整する
- 会期を延長する場合は、至急、運営委員会 MLで諮る
- 発表時間の調整や並列セッション化により、会期はできるだけ延長しない
- 申込数が想定外に少なかった場合：
- 運営委員に参加を依頼する
- 特別講演・招待講演を企画する
- 見学会やワークショップを企画する
- 状況によっては、閉会を検討する
- 発表申し込み者に対しては、次回での参加を打診する
- Ｗｅｂ上での発表を検討する（幹事と運営委員に視聴とコメントを求める）
- 次回の研究会が２日以上開催される場合、２回分の開催を検討する
- 申込数が想定外に多かった場合：
４．その他、開催日当日までの準備
学会から担当委員宛に送付される開催キットの内容確認
- 研究会資料配布用ＵＳＢメモリ
- テーブルタップ
- 参加者用領収書（研究会登録会員，準登録会員，非会員）
- 順路、案内掲示用チラシ数枚
- 学会広報宣伝チラシ、パンフレット
- 資料残部等返却用、宅急便着払い伝票
- 登録会員、準登録会員チェックリスト
- 非登録会員参加者名記入用紙
運営委員会の準備（幹事から依頼された場合のみ）
- スケジュール調整システム等を用い、全運営委員に対して出欠確認する
- 通例では、昼食時に１時間程度開催
- 会議室を手配する
- 最小でも約１５人程度の座席を確保する
- 会場費の上限は１万円/日を目安とする
- 運営委員用の昼食を手配する
- 委員会賄費（食事代）の上限は千円/人を目安とする
- 現金で支払い、学会宛領収書にて清算する
懇親会参加の準備（開催の有無は任意だが、観光地では開催が望ましい）
- 懇親会の会計は研究会としては関知しないので、担当委員の責任で独立会計・清算する
- 原則として懇親会費のみで全費用を賄えるように会場手配する
５．開催日当日の業務
設備・機材の確認（可能であれば、前日までに）
- プロジェクタとスクリーン
- 移動式スクリーンを設置する場合、明るさの調整範囲を確認する
- 電源
- 聴講者席各所にテーブルタップを配置する
- 電源コンセント位置を確認する
- 無線LAN
- ＩＤとパスワード設定する
- 会場内に SSID 等情報を掲示する
- 茶菓（コーヒー、紅茶、日本茶、お菓子類）
- 砂糖、ミルク、スプーン、お湯、ゴミ袋等も、必要に応じて準備する（必須ではない）
会場設営
- 順路掲示（最寄りバス停/大学正門等から会場迄）
- 会場入り口の掲示
- プロジェクタ設置（ＶＧＡ延長ケーブル）、スクリーン設置
- 発表用道具：指し棒，レーザポインタ，ピンマイク（ハンドマイク不可）
- 講演者のパソコン用電源（テーブルタップ）
- 座長席の設置，ストップウオッチ等
- 賞の投票用紙（様式ファイルの取得はこちらから）
- 必要人数分を印刷する
- 運営委員と座長が投票権を有する
受付準備
- 座長補佐（計時，ベル係，マイク係）の確保
- 受付係との兼務が可能
- 人数とアルバイト代に関して、事前に幹事団に報告し承認を得る
- 人数の目安は２名とする
- アルバイト代の目安は、１人１日当たり８千円とする
- アルバイト代は研究会から支払う
- 当日、印鑑を持参させる
- 受付用机を用意して、開催キットの同梱物等を陳列する
- 学会パンフレット
- 参加費徴収時の登録会員リスト、金庫、釣り銭、ボールペン数本
- バス時刻表、昼食マップ、キャンパスマップ等（必要に応じて）
受付業務
- [準]登録会員の確認（チェックリストで探す）
- 参加費の徴収（注：発表者・座長・運営委員からも徴収
- 学会の会員で，CGVI研究会登録会員の場合
- 「研究会登録者リスト」にチェックしてもらう
- 学会の正会員で、研究会に登録してない場合
- 参加費 1,500円を受け取る
- 記入用紙の「1,500円」の欄に氏名・所属を書いてもらう
- 領収書（白い紙）に日付を記入して渡す
- 学会の学生会員で、研究会に登録してない場合
- 参加費 500円を受け取る
- 記入用紙の「500円」の欄に氏名・所属を書いてもらう
- 領収書（緑の紙）に日付を記入して渡す
- 非会員の場合
- 参加費 2,500円を受け取る
- 「記入用紙」の「2,500円」の欄に氏名・所属を書いてもらう
- 領収書（オレンジ色の紙）に日付を記入して渡す
- 学生であっても非会員の参加費は2,500円
- 登壇発表者かどうかを確認
- 発表者リスト（プログラム）にチェック
- 後で座長に到着，非到着を通知
- 参加費の徴収
- 参加者名簿に記入
- 領収書を発行
- 資料の配布等
- 資料をダウンロードするＵＲＬを記載した説明用紙を配布する
- ＰＣ持参者で希望者に資料が保存されたＵＳＢを貸し出す
- 懇親会参加の受付（開催する場合）
- 宛名と金額を書いた領収書に研究会の電子印をプリントして、参加者に渡す
- その他の留意点
- お金を扱うので、開始前混雑時はできるだけ２名で対応する
- 受付は担当委員本人ではなく、できるだけ学生アルバイト等に任せる
６．残務整理（研究会終了後の１週間以内に遅滞無く処理する）
研究会優秀研究発表賞の投票集計
- 研究発表会終了までに投票用紙を配布（投票権は、通常は運営委員と座長のみ）
- 発表者全員の得点（棄権していない票の平均値）を集計
- 発表者名と発表番号を伏せて（得点順などの）識別用通番と得点を担当幹事に報告
- 決選投票の有無の判断、再投票の取りまとめ、および受賞者への通知等は幹事担当者が執り行う
- 受賞者に対する推薦論文としての扱いの希望調査は、幹事担当者が執り行う
学会への報告
- 当日の収支（参加費 － 会場費・講演者謝金・アルバイト謝金・運営委員会弁当代等）が赤字になった場合は、 立替えて情報処理学会に請求する
- 以下の品を適宜段ボール箱に詰めて、開催キットに同梱されていた着払い伝票にて学会事務局宛に発送する。
- 研究会資料等の残部
- 発行した領収書控え
- 受領した領収書 (会場費、アルバイト、講師謝金、茶菓代)
経費の支給と処理に関して
領収書の作成に関しては、学会の規定に従う
当日現金で支払うものに関しては当日の資料代収入から支払うが、不足が予想される場合は担当者または幹事が立て替えるものとする
- アルバイト代の支払い
- 受付や座長補佐等で学生バイトを雇った場合に支給
- 運営委員会の昼食代
- 領収書を「（社）情報処理学会」宛に書いてもらう
- この領収書と出席者リストを記入しておく
- 招待講演への謝金
- 懇親会の会費補填
- 赤字となった場合は、研究会の積立金から補填できる
- 参加者一人あたり千円程度まで
- 会計担当幹事が立替えて後日学会事務局に補填を申請する
金額の確認（担当委員が責任を持つ）
- 受領・支払の金額、領収書控、資料残部の突合せを終了直後に行う
- 「研究発表会参加状況＆資料代収入明細」に【正会員／学生会員／非会員、研究会登録の有無】の各参加人数と領収書通し番号を記入する
- 書類の返送と現金（残額）の振込み
- 書類・資料残部を学会に返送する
- 集めた資料代のお金から支出（会場使用費・運営委員会昼食代・アルバイト代・招待講演料・茶菓代）を引いた残額を学会に振り込む
- 学会返送用資料の収入記入用紙にこれら支出の金額も明記し、差額と記入した振込み額の一致を確認する
- 振込用紙は学会事務局からの荷物に含まれる
７．共催で開催する場合の留意点
情報処理学会の他研究会（CVIM等）との共催時の注意
- 発表募集やプロブラムは各研究会で個別に作成するが、学会ウェブサイトに掲載する際には共通化する必要がある
- 現地キットは共通で一つしか届かないので、担当する研究会を決めておく
- 非会員の参加費は研究会ごとに分けて徴収する
- 各研究会で受付を設置し、参加者に選んでもらう
- 研究会によって非会員学生参加費が異なるので注意する
- ただし、共催研究会と金額を合わせても構わない
- 非会員の参加費は研究会ごとに分けて徴収する