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更新履歴
- Ver 2.3: 土橋宜典（北海道大学）（2014年2月．「研究発表会原稿について」を追加）
- Ver 2.2: 山口 泰（東京大学）（2010年9月）
- Ver 2.1: 山口 泰（東京大学）（2010年6月）
- Ver 2.0: 栗山 繁（豊橋技術科学大学）（2010年１月）
- Ver 1.0.2: 乃万 司 (九州工業大学) (2008年7月)【このバージョンへ⇒】
- Ver 1.0.1: 乃万 司 (九州工業大学) (2008年4月)
- Ver 1.0: 岡田 稔 (早稲田大学) (2007年1月)
情報処理学会 研究会運営のためのマニュアル
担当委員の作業スケジュール
- 前年度末まで：開催日・開催施設・場所の決定
- (M-4)月程度：CFP作成・論文募集（Mは開催月）
- (M-2)月の同日：プログラム作成（Mは開催月）
- 開催日当日：研究発表会の当日業務
- 開催後一週間以内：残務整理
開催日程・場所の決定
日程決定の際の留意点
- 他の重要なCG関連国際会議・国内学会と重複はないか？（国内学会との重複は，共催・併催等の可能性も検討）
- 平日の開催が望ましい。 観光地などでは，金曜日に設定することも一案
- 日開催 or 二日間開催の決定
- 夏の集中研究集会は二日間確定
- 秋期(10-11月), 冬期(1-2月)開催では発表数が多くなる傾向なので二日間開催を検討
場所決定の際の留意点
- その開催施設が開催日程に空いているか?
- 施設利用料・設備利用料等の確認。 有料の場合は研究会主査・幹事に許可を得る
- 発表会会場費 上限 20,000 円／日
- 会場は50人の収容が目安
- 液晶プロジェクタ・スクリーン・電源の確認（使用料，無い場合の持ち込み料等の確認）
- 夏の集中研究集会では，宿舎との利便性を考える（宿舎と同じ会場が望ましい）
- 会場の候補
- 担当委員の所属大学 (使用料を確認)
- 担当委員の社内設備または近隣の会議施設
- 観光地のホテル等 (特に夏の集中研究集会)
- 学会本部 (化学会館)
- その他施設
CFP作成・論文募集
広報手段
この時期に特別講演・招待講演を企画し，CFPに載せると効果があります。 テーマは「○○○及びCG一般」とし，担当委員主導で運営委員会ML(gcadcmt-ML)で審議してください。 ある程度は担当委員の特権です。
MLや学会Web・学会誌はプレインテキストで作成するが，各媒体で内容の統一化を心がけて下さい。
- メーリングリスト (GCAD-ML(旧CG-ML), Image-ML，登録会員ML(主査から転送))
- 研究会 Webサイト ( http://ipsj-gcad.sakura.ne.jp/index.php )
- 学会 Webサイト ( http://www.ipsj.or.jp/ )
- IPSJカレンダー（開催日の3ヶ月前までに学会事務局研究会担当宛てにメール）
- 学会誌 (情報処理)
- 掲載希望月の前月15日までに開催日時・会場論文締切日を学会事務局研究会担当宛てにメール(論文締切が掲載希望月の20日以降であること)
- 学会会員用ML (IPSJメールニュース)
- (日程，締切日，会場，会告URL) の情報をIPSJメールニュースへ毎月20日前後に送付
- 学生であっても非会員の参加費は2,500円となる点，注意を促す(情報処理学会のページがわかりにくく，1,000円と勘違いしやすいため)
締め切り日設定の留意点
講演申し込みの締め切りは，以下の留意点を考慮して最終締め切り(学会への報告期限は開催日の2ヵ月前) よりも2週間程度の余裕を見て下さい。また，申込者の心理を考えて，締め切り日を設定 (曜日，連休，などに注意)して下さい。
- 1週間程度の締め切り延長を見込む
- 1週間程度のプログラム作成時間を見込む
- 招待講演・特別講演等の依頼・承諾時間を見込む
研究発表会原稿について
提出締切の厳守
- 担当委員は各発表者に最終原稿締切を厳守するよう周知してください．
- 投稿システムへの提出が遅れると発表キャンセルとなります．
- 全研究会共通で例外措置はありません．
- 投稿システムからの自動メールでも通知されますが，担当委員からも原稿締切の一週間前頃に発表者へ通知するようにしてください．
原稿のページ数について
- 研究会推薦論文の対象となることから，6ページ以上を推奨することを周知してください．
- ただし，6ページ以下でも問題はありませんので，投稿数を増やすことを優先してください．
- なお，上限はありませんが，過去の大半の論文は8ページ以内です．
プログラム作成
- 1件あたり発表20〜25分，質疑5〜10分とする
- 特別講演，招待講演等は担当委員の責任で適宜設定する。ただし，必ず幹事の許可を得る
- 開催地区・大学に著名な講師候補がいる。テーマに沿っている等
- 講師謝金: 上限22,222円×1人／日 (可能な限り，講師謝金は安価とする。できれば無料で。交通費は至急できない。当日，講師に印鑑持参依頼)
- 概ね4〜5件で1セッションを構成
- 研究発表会テーマに沿った各セッションテーマを推奨
- 著者の所属は適宜，略称を用いる。(株)や大学院は不要：例) 東京大学大学院 → 東京大学
- 当初１日開催で計画し申込数が多かった場合：
- ガイドラインとして開催時間が9:00〜17:00を超える)は並列セッション， 2日間開催を運営委員会ML(gcadcmt-ML)に提案する (至急)
- 当初の計画が1日の場合は，可能な限り1日開催で済ませる
- 申込数が少なかった場合：
- 運営委員に申し込み依頼
- 特別講演・招待講演の至急の企画
- 最終手段としては担当委員の責任発表
- 最低５件は確保する
- プログラムに座長を明記する(決定していない場合は「未定」とする)
- プログラムは公開前に必ず運営委員会 (gcadcmt-ML) にて承認を得る
- 作成したプログラムの広報(上記広報手段を参照）
- 発表申込者リスト(タイトル，宛名，連絡先住所，電子メール，FAX，TEL)を学会事務局に送り，予稿執筆要綱と締め切りの通知を依頼する
座長の選定について
各セッションの座長は担当委員が選定します。座長にはGCAD賞の投票権があります。なるべく投票者を増やすために運営委員以外の方を選ぶことが望ましいですが、適任者がいない場合は運営委員で構いません。
運営委員会でのプログラム承認後、当日の質疑応答を活性化するため、座長には事前に予稿PDFを送付することもできます。その場合、公知前の技術文書なので、座長には守秘義務があることを周知する必要があります。
その他当日までに準備すべき事
- 当日業務の項を参照して，必要機材を事前準備
- 学会から開催キットが担当委員宛送付されるので，内容を確認
- 著者用研究会資料別刷り (多数部 (100部以上)の場合は別途送付)
- 研究会資料配布用USBメモリ
- テーブルタップ
- 参加者用領収書 (研究会登録会員，準登録会員，非会員，各用)
領収書例.doc 学会印は会計担当幹事が持っています
- 順路，案内掲示用チラシ数枚
- 学会広報宣伝チラシ，パンフレット
- 資料残部等返却用，宅急便着払い伝票
- 登録会員，準登録会員チェックリスト
- 非登録会員参加者名記入用紙
- 運営委員会の準備
研究発表会に合わせて運営委員会を開催することがあります。 幹事から依頼されたら次の準備をして下さい。
- を用いて運営委員宛てに運営委員会参加確認
- 10〜15人程度が着席できる会議室などを確保。通例，昼休みに1時間程度開催
- 運営委員会会場費 上限 10,000 円／日
- 参加運営委員用の昼食を手配
- 運営委員会賄費 (食事代) 上限 1,000円／人
- 支払いは現金で行い，学会宛領収書にて清算
当日業務
設備・機材の確認
できれば前日までに確認下さい。
- プロジェクタとスクリーン
- 南向き窓の場合，暗幕で十分に暗くできるか？
- 電源コンセント位置 以下は任意事項ですが，可能な限り用意して下さい。
- 聴講者用電源 (聴講者席各所にテーブルタップ)
- 無線LAN (適宜，ID，Password設定，会場内にSSID等情報を掲示)
- 茶菓 (コーヒー，紅茶，日本茶，砂糖，ミルク，スプーン，お湯，ゴミ袋。ただし,このための予算はありません)
会場設営
以下は必須事項です。漏れなく確認して下さい
- 順路掲示 (もよりのバス停等から，大学正門等から，会場迄)
- 会場入り口の掲示
- プロジェクタ設置 (VGA延長ケーブル)，スクリーン設置
- その他プレゼン小道具: 指し棒，レーザポインタ，ピンマイク (ハンドマイク不可)
- 講演者のパソコン用電源 (テーブルタップ)
- 座長席の設置，ストップウオッチ等
- GCAD賞投票用紙の印刷 (出席する運営委員・座長が投票権を持つので，適宜編集のうえ人数分を印刷する)
- 投票用紙 votingForm2012.doc
- 投票用紙（共催用） votingForm2013-joint.doc
（ただし，件数は特別講演等を除く）
- 投票用紙
受付
- 座長補佐(計時，ベル係，マイク係) を確保 (受付係の発表会開始以後の兼務可)
- アルバイト代は研究会から支払い。事前に幹事に確認(当日，バイトの印鑑準備)
- アルバイト代上限 8,000円×2人／日
- GCADとしての目安は5,000円／人日
受付設営に関して
- 受付用机を用意
- 学会からの開催キットに同梱されていた学会パンフレット等を陳列
- 参加費用の徴収スペース (登録会員リスト，金庫，釣り銭，ボールペン数本)
- 参加者に配布するバス時刻表，昼食マップ，キャンパスマップ等を適宜用意
受付業務に関して
- (準)登録会員の確認（チェックリストで探す。リストは氏名のアイウエオ順）
- 参加費の徴収（ [注意] 発表者・座長・運営委員でも徴収）
- 学会の会員で，GCAD研究会登録会員の場合
- 「研究会登録者リスト」にチェックしてもらう
- 学会の正会員で，GCADに登録してない場合
- 参加費1,500円を受け取る
- 「記入用紙」の「1,500円」の欄に氏名・所属を書いてもらう
- 領収書（白い紙）に日付を記入して渡す
- 学会の学生会員で，GCADに登録してない場合
- 参加費500円を受け取る
- 「記入用紙」の「500円」の欄に氏名・所属を書いてもらう
- 領収書（緑の紙）に日付を記入して渡す
- 非会員の場合
- 参加費2,500円を受け取る
- 「記入用紙」の「2,500円」の欄に氏名・所属を書いてもらう
- 領収書（オレンジ色の紙）に日付を記入して渡す
- 学生であっても非会員の参加費は2,500円．
- 学会の会員で，GCAD研究会登録会員の場合
- 登壇発表者かどうかを確認
- 発表者リスト(プログラム)にチェック
- あとで座長に到着，非到着を通知
- 参加費の徴収
- 参加者名簿に記入
- 領収書を発行
- 資料の配布
- 資料をダウンロードするURLを記載した説明用紙を配布する
- PC持参者で希望者に資料が保存されたUSBを貸し出す
- 懇親会参加を要請 (開催する場合)
その他受付に関する留意点
- お金を扱うので，開始前混雑時は（できるだけ）2名で対応する。
- 受付は担当委員本人ではなく，（できるだけ）学生アルバイト等に任せる。
残務処理
以下の残務処理は，開催終了後1週間以内に遅滞無く行って下さい。
研究会優秀研究発表賞 (GCAD賞) の投票集計
- 研究発表会終了までに，GCAD賞の投票用紙を配布（投票権は通常はGCAD運営委員と座長のみ）
- 発表者全員の得点(棄権していない票の平均値)を集計
- 発表者名と発表番号を伏せて(得点順などの)識別用通番と得点を主査・幹事ML（gcadmgt-MLのこと, gcadcmt-MLではない）に報告
- 主査，幹事と受賞者案を検討の後、識別用通番・得点とともに受賞者案（通番）を運営委員会ML(gcadcmt-ML)に報告し，当落線上での決選投票実施要／不要の確認をする。決選投票が不要の場合は通番で受賞者決定，受賞者名を運営委員会MLに報告。決選投票が必要な場合は，得点集計に戻る。
- 受賞者への通知文(通知文フォーマットnotice2013.txt notice2012.txt notice2011.txt notice2010.txt)を作成し，主査・幹事ML(gcadmgt-ML)に受賞者連絡先(メールアドレス)とともにメールで送る（参照：GCAD賞内規・ 過去の受賞者）
アルバイト代の支払い
座長補佐（予鈴鳴らし）やマイク渡し，受付などで学生バイトを使った場合，アルバイト代5,000円を支払います。資料代で集まったお金から現金で渡し，下記のような領収書を本人に書いてもらうようにします。領収書自体は，会計担当幹事が用意いたします。
- あて先： (社)情報処理学会
- 金額： 5,000円
- 摘要： 第XXX回GCAD研究会 アルバイト代
- 入金日： 開催日
- 発行者： アルバイト本人の住所・氏名を記載
- 懇親会の会計は研究会としては関知しないので，担当委員の責任で独立会計・清算
学会へ報告
以下の品を適宜段ボール箱に詰めて，開催キットに同梱されていた着払い伝票にて学会事務局宛に発送して下さい。
- 研究会資料等残部
- 発行した領収書控え
- 受領した領収書 (会場費，アルバイト，講師謝金)，（会計担当幹事に提出かも？）
金銭処理に関する留意点
山下記念研究賞の選定プロセスは，情報処理学会の規定（http://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/yamashita-kitei.html）およびグラフィクスとCAD研究会の山下記念研究賞候補選定内規（http://ipsj-gcad.sakura.ne.jp/index.php?YamashitaRule)に基づきます．
- 現在作成中．
経費の支給と処理に関して
- 運営委員会を開いたとき，上限1,000円で学会事務局から昼食代が支給される。
- 当日の資料代収入から現金で支払う。領収書を「(社)情報処理学会」宛に書いてもらう。
- この領収書と出席者リストを記入しておく。
- 招待講演への謝金は，上限が20,000円で支払うことができる（30分の場合は10,000円）。
- 当日の資料代収入から支払います。
- 「(社)情報処理学会」宛の領収書を，住所・氏名入りで書いてもらう。
- 領収書の用紙はファイルとしてある。
- 領収書の額面は源泉所得税込みの22,274円となっている（実際の謝金が20,000円の場合）。
- 海外在住者の招待講演への謝礼は、税法上の理由で課税額が異なる。謝礼2万円の場合、領収書上では25,000円となる。ただし免税となる手続きが可能。詳しくは以下参照。http://www.ipsj.or.jp/kenkyukai/manual/ryosyusyo.html
- 懇親会は，原則として会費収入でまかなえるように会費を設定する。
- 参加者に渡す領収書の用紙はファイルとしてある。
- 領収書にGCADのゴム印（横長）と朱印(角印)を押して，宛名・金額を書いて渡す。
- 赤字になった場合は，参加者一人あたり1000円程度であれば研究会の積立金から補填できる。この場合は，会計担当幹事が立替えて後日学会事務局に補填の申請をする。
金額の確認
担当委員が責任を持って行ってください。
- 受領・支払の金額・領収書控・資料残部の突合せを研究発表会終了直後に行う。
- 「研究発表会参加状況＆資料代収入明細」という用紙に【正会員／学生会員／非会員，研究会登録の有無】の各参加者人数と領収書通し番号を記入する。
書類返送と現金の振込み
- 金額が合ったら，書類・資料残部を学会に返送し，集めた資料代のお金から，支出（会場使用費・運営委員会昼食代・アルバイト代・招待講演料）を引いた残りを学会に振り込んでおく。
- 金額がわかるように学会返送用の資料収入記入用紙にこれら支出も明記し，差額と記入した振込み額が一致することを確認する。
- 振込用紙は学会事務局からの荷物に含まれる。
付録【言葉・用語の定義】
- 研究会: グラフィクスとCAD研究会(以下，CGAD研究会と省略)の「組織」を表す。
- 研究発表会: 年に数回の発表会 (夏の集中研究発表会を含む) の「イベント」を表す。
- 主査・幹事・運営委員: GCAD研究会の研究会 主査 1名，研究会 幹事 4名，研究会 運営委員 若干名。
- 担当委員: 研究発表会を直接采配する。現地委員，現地担当委員ということもある。
- 登録会員・準登録会員: あくまでもGCADに登録されている者で，情報処理学会会員かどうかとは別次元。 ここを参照。
- 開催地: 前年度末までに，研究発表会の開催地を都市名，場合によっては大学名・施設名まで決定。
- 学会事務局研究会担当: 萩原恵子様@情報処理学会研究部門 hagiwara"at"ipsj.or.jp
- 主査・幹事ML: GCAD研究会主査・幹事連絡専用メーリングリスト gcadmgt"at"ipsj-gcad.sakura.ne.jp
- 運営委員会ML: GCAD研究会運営委員(主査・幹事含む)連絡専用メーリングリスト gcadcmt"at"ipsj-gcad.sakura.ne.jp
- 登録会員ML: GCAD研究会登録会員連絡専用メーリングリスト gcad-ml"at"ipsj-gcad.sakura.ne.jp
- GCAD-ML: GCADメーリングリスト(旧 CG-ML) gcad"at"m.aist.go.jp
- Image-ML: 画像関連メーリングリスト image"at"m.aist.go.jp
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